facebook-pixel

Электронный документооборот при торговле маркированными товарами

Электронная подпись (ЭЦП) для любых задач!

Электронный документооборот при торговле маркированными товарами

Электронный документооборот при торговле маркированными товарами

Цифровая маркировка различных групп товаров поэтапно вводится в стране с 2019 года и к 2024 году должна охватить большую часть всех имеющихся товарных групп. Национальная система цифровой маркировки развивается по мере увеличения количества маркируемых товарных групп. А её функциональные возможности дорабатываются по мере внедрения и практического применения системы.

В настоящее время обязательной маркировке подлежат следующие группы товаров: молочная продукция, лекарства, табак, товары легкой промышленности, обувь, шубы, духи и туалетная вода, шины и покрышки, фотоаппараты и лампы-вспышки.

Схема работы системы цифровой маркировки
источник: «Честный ЗНАК»

Для ряда товарных групп маркировка введена пока в качестве эксперимента, что позволяет компаниям-участникам оборота маркированных товаров наладить требуемые для маркировки процессы в удобном для себя темпе. Сейчас идут эксперименты для пива, упакованной воды и кресел-колясок.

Схема работы системы цифровой маркировки

Импортёр или производитель товара, подлежащего обязательной маркировке, заказывает коды маркировки в системе цифровой маркировки «Честный ЗНАК» и информирует систему о производстве самого товара, а также о нанесении кода на товар. Каждый код товара полностью уникален. При этом доступен функционал агрегации, когда производитель либо импортер сообщает в систему о том, какие потребительские упаковки он сформировал в групповые либо транспортные короба, что упрощает процесс движения маркированных товаров между производителем и дистрибьютором, и от дистрибьюторов до магазинов.

Схема работы системы цифровой маркировки
источник: «Честный ЗНАК»

В процессе этого движения все участники цепочки поставок должны подавать сведения о передаче маркированных товаров от отправителя к получателю. А на последнем этапе – продаже конечному потребителю – в систему передаются сведения о выбытии товара из оборота.

Передача сведений об обороте маркированного товара

На текущий момент для части товарных групп действует функционал прямых методов подачи сведений в систему маркировки «Честный ЗНАК»: участник оборота может зайти в личный кабинет, сформировать документ отгрузки, указать коды маркировки, которые он передает своему покупателю, а покупатель подтвердит данное получение и подаст сведения о передаче маркированных товаров между участниками оборота.

Такой метод подачи сведений был предусмотрен в качестве временного решения для товарных групп «Обувь», «Легкая промышленность», «Фотоаппараты», «Духи» и «Шины» для того, чтобы упростить процесс внедрения маркировки в данных товарных группах.

В связи с тем, что для указанных выше товарных групп маркировка уже запущена в срок и без сбоев, правительство приняло решение о возможности отключения функционала прямых методов подачи данных и начале обязательного использовании целевых методов обмена данными с помощью электронного документооборота.

Таким образом, с 1 января 2022 года прямая подача сведений в систему маркировки «Честный ЗНАК» для участников оборота обуви, товаров легпрома, шин, духов и фототехники будет ограничена! Согласно постановлению Правительства РФ №2464, предприниматели будут обязаны перейти на электронный документооборот.

Электронный документооборот и маркировка
источник: «Честный ЗНАК»

Электронный документооборот и маркировка

Итак, прямые методы подачи сведений, если они предусмотрены сейчас для вашей товарной группы, будут отключены с 1 января 2022 года. Это значит, что у вас остается еще 8 месяцев до их отключения и это время стоит потратить на то, чтобы заранее разобраться с вопросами настройки перехода на использование обязательного электронного документооборота.

Как работает ЭДО относительно системы маркировки?

Электронный документооборот и маркировка
источник: «Честный ЗНАК»

Федеральной налоговой службой утверждены форматы универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа (УКД). Такой документ предполагает определенную логику: вы формируете УПД, указываете в нем коды маркировки, подписываете электронной подписью и через оператора электронного документооборота отправляете данный документ своему клиенту. Клиент проверяет качество и количество товара с данными, которые указаны в УПД, также подписывает его и через оператора электронного документооборота передает сведения об обороте в систему маркировки. Все эти данные регистрируются в системе.

С системой «Честный ЗНАК» осуществляет совместную работу целый ряд операторов ЭДО. Текущий список партнёров-операторов ЭДО представлен на рисунке ниже. Так что если у вас на предприятии ЭДО уже налажен, то вам останется только отработать алгоритм взаимодействия с системой «Честный ЗНАК».

Электронный документооборот и маркировка
источник: «Честный ЗНАК»

Если же вы еще не пользовались электронным документооборотом, вам потребуется выбрать оператора ЭДО для своих задач. При этом вам следует учитывать возможность роуминга между конкретными операторами ЭДО, чтобы вы могли без проблем обмениваться электронными документами со своими контрагентами в процессе передачи данных об обороте маркированных товаров. Так как у ваших контрагентов также будут свои операторы ЭДО, и лучше заранее выяснить возможен ли между вашим оператором и оператором контрагента обмен электронными документами (роуминг).

Примечание: на текущий момент аннулирование сделок при роуминге поддерживают не все операторы ЭДО. Вопрос решается.

Электронный документооборот и маркировка
источник: «Честный ЗНАК»

ЭДО.Лайт – бесплатное решение для «Честного ЗНАКа»

Услуга ЭДО является платной. Стоимость ее оказания зависит от большого числа параметров. При этом, если вам требуется ЭДО только для работы с «Честным ЗНАКом», а объем вашего бизнеса не слишком велик, существует бесплатное решение данной проблемы: специально для таких случаев ЦРПТ – оператором «Честного ЗНАКа» – был разработан бесплатный сервис ЭДО.Лайт, который доступен каждому участнику в личном кабинете системы маркировки.

На рисунке со списком операторов выше звездочками отмечены операторы, с которыми налажен роуминг у ЭДО.Лайт.

Электронный документооборот и маркировка
источник: «Честный ЗНАК»

Функционал ЭДО.Лайт

ЭДО.Лайт позволяет работать с электронным документооборотом непосредственно через личный кабинет «Честного ЗНАКа». Так как данное решение предоставляется бесплатно, существует ряд ограничений по его использованию. Давайте рассмотрим, что умеет ЭДО.Лайт

Электронный документооборот и маркировка
источник: «Честный ЗНАК»

В ЭДО.Лайт поддерживается весь функционал работы с электронным документооборотом в рамках стандартных форматов, которые утверждены Федеральной налоговой службой – УПД и УКД.

Также поддерживается аннулирование по формату РОСЭУ: когда вы сформировали УПД, отправили его поставщику, он также подписал УПД, и отправил УПД в систему «Честный ЗНАК». Но потом вы со своим клиентом в какой-то момент приняли решение о том, что сделка не состоится. В данном случае вы можете аннулировать такой документ.

Также с помощью ЭДО.Лайт невозможно сформировать отгрузку, в которой будет отсутствовать информация о немаркированных товарах. Что это значит? Вы можете сформировать УПД, в котором присутствует информация о маркированных товарах, допустим, о сигаретах и добавить туда товары, которые не подлежат обязательной маркировке, допустим, зажигалки. Такой УПД будет корректно обработан и сформирован. Однако, если вы планируете отправлять только информацию о зажигалках, так как они не подлежат обязательной маркировке, такой документ вы сформировать не сможете.

По количеству отправляемых и получаемых документов ограничение есть только одно: если вы осуществите интеграцию ЭДО.Лайт и вашей учетной системы через API, то вам будет доступна отправка не более 1000 исходящих документов в год. Если же вы работаете через личный кабинет, то никаких ограничений по количеству документов нет.

Помимо этого, ЭДО.Лайт не поддерживает обмен неформализованными документами. То есть какими-то дополнительными форматами, которые используют участники оборота, пользоваться невозможно. Система поддерживает только формализованные документы, форматы которых утверждены ФНС – это УПД, УКД, аннулирование и уведомление об уточнении.

У системы ЭДО.Лайт существует служба технической поддержки. Также много информации о настройках ЭДО.Лайт и о работе с электронным документооборотом размещено на сайте «Честного ЗНАКа».

 Основные действия в системе ЭДО.Лайт

Формирование УПД на отгрузку/приемку

Для формирования УПД на отгрузку маркированного товара необходимо выполнить следующие шаги:

1. Зайти в раздел «Документы» с помощью соответствующей вкладки в левой части экрана.

2. Открыть форму добавления нового документа, нажав на кнопку «+Добавить».

3. Выбрать в открывшемся выпадающем списке значение «УПД на отгрузку».

Электронный документооборот и маркировка
источник: «Честный ЗНАК»

4. Заполнить поля открывшейся формы:

Электронный документооборот и маркировка
источник: «Честный ЗНАК»

Также в случае, если вы передаете товары для клиента, который не планирует их реализовывать, вы можете указать причину выбытия – либо покупку для собственных нужд, либо безвозмездную передачу.

По нажатию на кнопку справа поля «Покупатель» открывается информация о покупателе, которую также надо заполнить:

Электронный документооборот и маркировка
источник: «Честный ЗНАК»

Помимо этого, вы можете заранее сформировать xml файл в своей учетной системе и загрузить данный файл в личном кабинете «Честного ЗНАКа» ЭДО.Лайт.

5. Далее требуется заполнить информацию о товарах, которые планируется передать клиенту. Для этого нажмите кнопку «Перейти к добавлению товара» в правой нижней части страницы. Информацию о кодах маркировки можно ввести вручную, если вы используйте сканер, либо выбрать их из списка.

ЭДО.Лайт
источник: «Честный ЗНАК»

После заполнения всех необходимых данных, нужно сохранить информацию. Функционал позволяет удалять и редактировать введенные данные, а также указывать требуемую дополнительную информацию.

После того, как документ полностью подготовлен его нужно подписать электронной подписью и отправить контрагенту.

ЭДО.Лайт
источник: «Честный ЗНАК»

После успешной отправки электронного УПД, он отобразится у отправителя – в разделе «Документы» на вкладке «ЭДО исходящие» и будет иметь статус «Отправлен», у получателя – в разделе «Документы» на вкладке «ЭДО входящие» в статусе «Требуется подпись». Получатель подписывает УПД после того, как получит товар и убедится в том, что в отгрузке нет никаких ошибок. В случае каких-либо ошибок или неточностей при поставке формируются корректировочные документы.

Если отправитель обнаружил расхождения после формирования и отправки документа, он также, не дожидались реакции клиента, может отправить вслед за УПД либо корректировку, либо исправление.

УПД, сформированные в ЭДО.Лайт, можно просматривать, скачивать, распечатывать, вносить в свою учетную систему.

Документ поступает в систему «Честный ЗНАК» после того, как он подписан УКЭП и отправителем, и получателем. Система обрабатывает полученный от ЭДО.Лайт документ и, в результате проверки корректно переданных сведений, товары, принятые получателем, будут переведены к нему на баланс.

Результат успешно обработанного УПД в ГИС МТ отображается в разделе «Документы» со способом получения «ЭДО» и статусом загрузки «Обработан». При статусе загрузки «Обработан с ошибкой» информация о причине отображается при просмотре данного документа, и товары в результате н некорректно переданных сведений не переводятся на баланс получателя.

Формирование УКД

В случае, когда необходимо внести исправлений в УПД отправитель оформляет исправительный УПД (УКД) и отправляет его получателю на подпись.

При необходимости изменений сведений о маркированных товарах в УПД – факта расхождений по стоимости, количеству (качеству) при приемке маркированных товаров и (или) уточнения количества маркированных товаров участник оформляет корректировочный УКД.

Оператор ЭДО.Лайт при получении корректировочного документа, подписанного УКЭП отправителя и получателя передает сведения в ГИС МТ для регистрации изменений сведений о маркированных товарах.

Для формирования исправительного УПД(и) на отгрузку маркированного товара необходимо зайти в раздел «Документы» с помощью соответствующей вкладки в левой части экрана.

ЭДО.Лайт
источник: «Честный ЗНАК»

Открыть ранее сформированный УПД на отгрузку, нажав на соответствующий номер электронного документа во вкладке «ЭДО исходящие».

Перейдя в документ, нажать на кнопку «Уточнение» в правом нижнем углу и далее выбрать вариант: «Отправить исправление» – УПД или «Отправить корректировку» – УКД.

ЭДО.Лайт
источник: «Честный ЗНАК»

В открывшейся форме заполнить требуемые поля

ЭДО.Лайт
источник: «Честный ЗНАК»

По кнопке в правом нижнем углу «Перейти к добавлению товара» перейти к следующему шагу и отредактировать документ, внеся необходимые изменения или добавив информацию о маркированном товаре. Далее необходимо сохранить внесенные сведения соответствующей кнопкой внизу слева.

Далее нужно перейти подписать получившийся документ УКЭП и отправить контрагенту. После того, как ваш контрагент также подпишет данный документ и отправит его в систему маркировки, исправленные данные проверены на корректность и внесены в систему маркировки.

Таким образом ЭДО.Лайт позволяет предприятиям малого и среднего бизнеса, участвующем в обороте маркированной продукции, выполнять требования законодательства при работе с маркированным товаром, сокращая при этом затраты на покупку и внедрение необходимого ПО.